Entendendo o Custo Total do Funcionário
Calcular o custo de um funcionário vai além do simples salário. É fundamental considerar todos os elementos que compõem esse investimento para uma gestão financeira eficiente.
Salário Base
O salário é a remuneração direta acordada entre o empregador e o empregado. Ele serve como a base para todos os demais componentes do custo total.
Benefícios
Além do salário, os benefícios oferecidos, como planos de saúde, vale alimentação, transporte e outros incentivos, adicionam valor ao pacote de remuneração e impactam diretamente no custo final.
Encargos Trabalhistas
Os encargos trabalhistas incluem tributos e contribuições obrigatórias que a empresa deve recolher, como INSS, FGTS e férias. Esses encargos aumentam significativamente o custo total de cada funcionário.
Despesas Operacionais
As despesas operacionais envolvem todos os custos associados à contratação, como treinamento, equipamentos, espaço de trabalho e recursos necessários para que o funcionário desempenhe suas funções de maneira eficiente.
Ao considerar todos esses elementos, você obterá uma visão completa do investimento necessário para contratar e manter um funcionário, permitindo uma gestão mais estratégica e sustentável para sua empresa.
Qual é o Custo Real de um Funcionário?
Contratar um funcionário vai muito além do salário bruto. De acordo com uma pesquisa realizada pela Fundação Getúlio Vargas em parceria com a Confederação Nacional das Indústrias, o custo total de um funcionário pode chegar a 183% do seu salário bruto para a empresa.
Desvendando os Componentes do Custo
Surpreendentemente, apenas 32% desse valor corresponde ao salário propriamente dito. O restante é composto por diversas obrigações e encargos trabalhistas, tais como:
- Obrigações Sociais: Incluem contribuições como FGTS e INSS.
- Encargos Trabalhistas: Abrangem benefícios como vale-transporte, 13º salário, entre outros.
Impacto no Planejamento Empresarial
Compreender o custo real de um funcionário é crucial para uma gestão financeira eficiente. Isso permite que a empresa:
- Avalie o Momento de Contratação: Determine se é a hora certa para expandir sua equipe.
- Analise a Saúde Financeira: Verifique se a empresa possui recursos para arcar com essas despesas.
Estratégias para Otimizar Custos
Além de entender os custos, é essencial adotar estratégias que garantam um crescimento sustentável, como:
- Economia na Contratação: Buscar formas de reduzir custos sem comprometer a qualidade.
- Retorno sobre o Investimento: Avaliar se cada funcionário contribui de maneira significativa para o crescimento da empresa, assegurando o melhor custo-benefício.
Gastos Adicionais a Considerar
Além do salário e dos impostos trabalhistas, há outros investimentos que a empresa precisa planejar, como:
- Uniformes: Fornecimento de roupas adequadas para a equipe.
- Treinamentos: Investimentos contínuos para o desenvolvimento das habilidades dos colaboradores.
A Importância do Planejamento
Antes de contratar, é fundamental planejar cuidadosamente os gastos envolvidos na manutenção de um funcionário, conforme as normas legais. Esse planejamento não apenas garante o cumprimento das obrigações, mas também contribui para uma gestão mais estratégica e eficiente da equipe.
Qual o Custo do Funcionário para Empresas do Simples Nacional?
Empresas enquadradas no Simples Nacional são aquelas com receita bruta anual de até R$ 4,8 milhões (regra vigente desde 2018). Criado em 2007, esse regime visa simplificar a gestão tributária para microempreendedores e pequenos empresários, oferecendo tributos diferenciados em comparação às grandes empresas. Essa vantagem facilita a manutenção do negócio, especialmente ao optar pela contratação de funcionários.
Benefícios Tributários no Simples Nacional
As empresas do Simples Nacional desfrutam de isenção em diversos encargos, tais como:
- INSS Patronal
- Salário Educação
- Seguro Acidente do Trabalho (SAT)
- Contribuições ao SENAI, SESI, SEBRAE ou INCRA
Encargos Trabalhistas no Simples Nacional
Abaixo, detalhamos os principais encargos que incidem sobre a folha de pagamento:
- Férias: 11,11%
- 13º Salário: 8,33%
- FGTS: 8%
- Provisão de Multa para Rescisão (FGTS): 4%
- Previdenciário (férias, FGTS e Descanso Semanal Remunerado): 7,93%
Total de Encargos: Aproximadamente 40% do valor gasto para o colaborador é destinado ao pagamento de impostos e encargos, representando um impacto significativo no custo total da contratação.
Custo do Funcionário para Empresas do Lucro Presumido
Empresas que optam pelo Lucro Presumido têm um perfil diferente. São aquelas que faturaram até R$ 78 milhões no ano anterior e não exercem atividades impeditivas, como bancos comerciais, seguradoras ou arrendamento mercantil.
Obrigações Tributárias no Lucro Presumido
Além das obrigações existentes no Simples Nacional, as empresas do Lucro Presumido estão sujeitas a:
- Alíquota de Terceiros (Incra, SENAI, SESI ou SEBRAE)
- INSS Patronal
- Outros Encargos Não Aplicáveis às Pequenas Empresas
Encargos Trabalhistas no Lucro Presumido
Os encargos trabalhistas para essas empresas são mais elevados, conforme detalhado abaixo:
- Férias: 11,11%
- 13º Salário: 8,33%
- INSS Patronal: 20%
- Seguro Acidente de Trabalho (SAT): 3%
- Salário Educação: 2,5%
- Incra/SENAI/SESI/SEBRAE: 3,3%
- FGTS: 8%
- Provisão de Multa para Rescisão (FGTS): 4%
- Previdenciário (férias, FGTS e Descanso Semanal Remunerado): 7,93%
Total de Encargos: No regime de Lucro Presumido, 68,2% do custo destinado ao colaborador é convertido em impostos e encargos, tornando a contratação significativamente mais onerosa para a empresa.
Compreender as diferenças nos encargos trabalhistas entre o Simples Nacional e o Lucro Presumido é essencial para uma gestão financeira eficiente e para a tomada de decisão estratégica na contratação de funcionários.
Quais Custos Podem Ser Incluídos no Cálculo do Custo do Funcionário?
Além das obrigações legais e impostos já mencionados, diversos outros gastos podem compor o custo total de um funcionário, variando conforme a estrutura de cada empresa. Confira alguns exemplos comuns:
- Uniforme
- Refeição fornecida ou vale-refeição/alimentação
- Treinamentos
- Plano de assistência médica e/ou odontológica
- Vale-transporte
Auxílios Transporte e Alimentação: Impactos nos Custos do Funcionário
Vale-Transporte
A concessão do vale-transporte é obrigatória quando o funcionário necessita de transporte para chegar ao trabalho e faz a solicitação desse benefício. De acordo com a legislação, o empregado deve contribuir com 6% do valor do benefício, enquanto a empresa arca com o restante. É importante notar que, quanto menor o salário do funcionário, maior será o impacto desse custo para a empresa.
Vale-Refeição e Alimentação
Diferentemente do vale-transporte, a concessão do vale-refeição ou alimentação não é obrigatória por lei, a menos que esteja prevista no contrato de trabalho ou em convenção coletiva.
Natureza Salarial: Se a empresa concede o benefício sem descontar nada do funcionário, o valor deve ser incorporado ao salário para fins de tributação, como INSS e FGTS, além de compor as verbas trabalhistas.
Natureza Indenizatória: Caso a empresa efetue algum desconto, o benefício é considerado uma parcela indenizatória, não necessitando ser incorporado ao salário.
Segundo o art. 458 da Consolidação das Leis do Trabalho (CLT), o benefício de alimentação não pode ultrapassar 20% do salário contratual do funcionário. Além disso, o desconto realizado pelo trabalhador também não pode exceder esse percentual, garantindo que mesmo descontos simbólicos não sejam incorporados ao salário.
Como Calcular o Custo do Funcionário
Calcular o custo total de um funcionário implica somar todos os gastos que ele gera para a empresa, além do salário base. Isso inclui direitos trabalhistas, tributos, descontos e benefícios como vale-transporte. A seguir, apresentamos exemplos de cálculos para diferentes regimes tributários:
Simples Nacional
Considerando o salário mínimo vigente, vamos detalhar os custos:
- Salário Bruto: R$ 1.412,00
- Fração de férias: R$ 156,87
- Fração de 13º salário: R$ 117,61
- FGTS: R$ 112,96
- Provisão de multa para rescisão do FGTS: R$ 56,48
- Previdenciário (férias, FGTS e Descanso Semanal Remunerado – DSR): R$ 111,97
- Vale-transporte: R$ 113,28
Cálculo do Vale-Transporte: Considerando o valor da passagem a R$ 4,50 e a necessidade de duas passagens por dia durante 22 dias no mês, o total é R$ 198,00. Com desconto de 6% (R$ 84,72) do funcionário, a empresa arca com R$ 113,28.
Total de Custos Adicionais: R$ 669,43 (49,56% a mais que o salário bruto).
Gasto Total com o Funcionário: R$ 2.081,43.
Lucro Presumido
Para o mesmo salário bruto, os custos adicionais são maiores:
- Salário Bruto: R$ 1.412,00
- Fração de férias: R$ 156,87
- Fração do 13º salário: R$ 117,61
- INSS: R$ 282,40
- Seguro Acidente de Trabalho (SAT): R$ 42,36
- Salário Educação: R$ 35,30
- Incra/SENAI/SESI/SEBRAE: R$ 46,50
- FGTS: R$ 112,96
- Provisão mensal de multa para rescisão do FGTS: R$ 56,48
- Previdenciário (férias, FGTS e DSR): R$ 111,97
- Vale-transporte: R$ 113,28
Total de Custos Adicionais: R$ 1.075,73 (76,1% a mais que o salário bruto).
Gasto Total com o Funcionário: R$ 2.487,73.
Entendendo a Importância do Cálculo do Custo do Funcionário
Realizar um cálculo preciso do custo do funcionário é essencial para uma gestão financeira eficiente. Com todas as despesas contabilizadas, fica mais claro o impacto de cada contratação no orçamento da empresa. Além disso, em empresas com alta taxa de rotatividade, esses custos podem aumentar significativamente devido às despesas com processos de contratação e demissão.
Uma estratégia eficaz para reduzir a rotatividade é investir na retenção de talentos, criando um ambiente de trabalho mais estável e satisfatório para os colaboradores.
Conclusão
Você compreendeu a importância de calcular o custo de cada funcionário? Com todas essas informações em mãos, como estão as finanças ao contratar novos colaboradores?
Em empresas com alta taxa de rotatividade, os custos podem ser ainda maiores, já que os processos de contratação e demissão são dispendiosos. Uma estratégia eficaz para diminuir essa rotatividade é investir na retenção de talentos!
Sobre o Autor
Izabel Cerqueira é Coordenadora de Departamento Pessoal, formada em Gestão Financeira pela Uninter e possui um MBA em Gestão e Desenvolvimento de Pessoas pela Una. Com mais de 15 anos de experiência na área de Departamento Pessoal, ela é especialista em Folha de Pagamento, Encargos, E-Social e processos de internalização de Folha de Pagamento.