Admissão: Guia Completo e Passo a Passo para Realizar de Forma Correta

Guia Completo e Atualizado sobre o Processo de Admissão

Tempo de leitura: 11 min

No universo do recrutamento e seleção, o processo de admissão é uma etapa crucial que abrange desde a abertura de uma vaga até a formalização da contratação.

Apesar de parecer uma rotina no dia a dia dos departamentos de Recursos Humanos (RH) e Departamento Pessoal (DP), muitas empresas ainda encontram desafios para estruturar essas tarefas de maneira estratégica e eficiente.

Desafios Comuns na Admissão

Estruturação das Tarefas: Organizar cada passo do processo de admissão de forma que alinhe com os objetivos estratégicos da empresa.
Eficiência Operacional: Garantir que todas as etapas sejam realizadas de maneira ágil e sem erros, otimizando o tempo e os recursos.
Engajamento dos Candidatos: Manter uma comunicação eficaz e positiva com os candidatos durante todo o processo, melhorando a experiência do candidato.

Soluções Práticas para o RH e DP

Neste guia, você encontrará dicas práticas e soluções eficazes para enfrentar os desafios mais comuns no processo de admissão. Desde a definição de critérios claros para a seleção até a implementação de práticas que promovem uma contratação bem-sucedida, este conteúdo foi elaborado para auxiliar as organizações a otimizar suas operações de admissão.

Prepare-se para transformar o processo de admissão da sua empresa, tornando-o mais estratégico e alinhado com as necessidades do seu negócio.

O Que É Admissão?

A admissão engloba todo o processo de recrutamento e seleção, desde a divulgação da vaga até a integração do novo colaborador à equipe e à empresa. Este processo inclui:

Anunciar a vaga: Criar e distribuir anúncios eficazes para atrair candidatos qualificados.
Realizar entrevistas: Avaliar as competências e a adequação dos candidatos às necessidades da empresa.
Traçar perfis dos entrevistados: Identificar características que reflitam a cultura organizacional.
Contratar e cuidar da parte legal: Assegurar conformidade com as leis trabalhistas e regulamentações.
Gerenciar a documentação: Preparar e organizar todos os documentos necessários para a contratação.
Integrar o novo colaborador: Facilitar a adaptação do novo membro à equipe e à empresa.

Objetivo da Admissão

O principal objetivo da admissão é identificar e selecionar os candidatos mais qualificados disponíveis no mercado, construindo assim uma equipe forte e alinhada culturalmente. Este processo é conduzido pelo gestor de Recursos Humanos em colaboração com as lideranças da organização, garantindo que cada contratação contribua para o sucesso da empresa.

Importância do Planejamento

Um planejamento detalhado e bem estruturado é essencial para o sucesso das admissões. O departamento de Recursos Humanos deve se dedicar a tornar o processo o mais eficiente e otimizado possível, minimizando erros e aumentando a precisão na seleção dos candidatos. Com um bom planejamento, é possível assegurar que cada etapa do processo de admissão seja executada de forma estratégica e eficaz.

Benefícios de Contratações Eficientes

Contratações bem-sucedidas trazem inúmeros benefícios para as organizações, incluindo:

Redução de custos: Menores despesas relacionadas à rotatividade e novas contratações.
Aumento da performance: Equipes mais qualificadas e produtivas.
Melhora no clima organizacional: Ambiente de trabalho mais harmonioso e motivador.
Impacto positivo no turnover: Diminuição da rotatividade de funcionários, resultando em maior estabilidade e continuidade nas operações.

Investir em um processo de admissão eficiente não só fortalece a estrutura da equipe, mas também contribui significativamente para o crescimento e a sustentabilidade da empresa a longo prazo.

Quais as Etapas do Processo de Admissão?

O processo de admissão é uma jornada multifacetada que demanda atenção a diversas etapas essenciais para garantir a contratação de talentos alinhados aos objetivos da sua empresa. Vamos explorar cada uma dessas fases:

Planejamento da Vaga

Tudo começa com um planejamento meticuloso da vaga. É fundamental alinhar as necessidades do negócio com as exigências do cargo, definindo claramente o perfil ideal do candidato. Esse planejamento detalhado facilita a triagem de currículos, assegurando que apenas os profissionais mais compatíveis avancem no processo. Ao delinear todas as responsabilidades e expectativas, você garante que os candidatos compreendam plenamente suas futuras atribuições e possam avaliar se sua trajetória profissional se alinha com a posição oferecida.

Divulgação da Vaga

Com a vaga bem planejada, o próximo passo é criar uma descrição atrativa para iniciar a divulgação. Destaque os diferenciais competitivos da sua empresa, como benefícios corporativos e cultura organizacional, para atrair os melhores talentos. Utilize uma variedade de canais para espalhar a oportunidade, incluindo o site da empresa, redes sociais e plataformas de emprego. Realizar um estudo sobre o perfil do candidato ideal ajudará a escolher os canais mais eficazes, aumentando a assertividade na captação de candidatos qualificados.

Recrutamento e Seleção

O recrutamento e seleção é uma das etapas mais críticas e complexas do processo de admissão. Envolve atividades como a triagem de currículos, realização de entrevistas, aplicação de testes e dinâmicas de grupo. Utilizar ferramentas e tecnologias, como plataformas de Recrutamento & Seleção (R&S), pode agilizar e otimizar esse processo. Essas ferramentas automatizam a triagem de currículos, facilitam o envio de feedbacks e simplificam a aplicação de testes, tornando a seleção mais rápida e eficiente. Além disso, é crucial que o RH esteja preparado para esclarecer todas as dúvidas dos candidatos, proporcionando uma experiência positiva e reforçando a imagem da empresa perante os novos talentos.

Avaliação Médica e Documental

Depois de selecionar o candidato ideal, é hora de formalizar a contratação. Isso envolve a coleta de documentos e a realização de exames médicos. Todo esse material deve ser encaminhado ao Departamento Pessoal para a efetivação do contrato de trabalho. É importante que os documentos estejam detalhados e organizados, facilitando o processo. Informar claramente ao profissional sobre os documentos necessários, prazos para apresentação, locais e datas dos exames adimensionais, além das condições de contratação, contribuirá para uma transição tranquila e sem complicações.

Integração do Novo Colaborador

A última etapa é o onboarding ou integração do novo colaborador. Este processo é essencial para que o profissional se familiarize com a cultura da empresa, os processos internos e sua nova equipe. Ofereça treinamentos e ações de integração que promovam uma adaptação suave, evitando desconfortos e aumentando a satisfação do colaborador desde o início. Uma integração bem estruturada facilita a assimilação das responsabilidades e fortalece o vínculo entre o novo colaborador e a empresa, reduzindo a rotatividade e promovendo um ambiente de trabalho colaborativo e produtivo.

Quais os Tipos de Admissão?

Existem diversas modalidades de admissão, cada uma com suas particularidades e adequações específicas às necessidades da empresa. Conheça as principais opções disponíveis:

Jovem Aprendiz

O programa Jovem Aprendiz, regulamentado pela Lei da Aprendizagem (Lei nº 10.097/00), é destinado a estudantes de 14 a 18 anos, com contrato de até 2 anos. Este tipo de contratação visa complementar a formação educacional do jovem, vinculando-se à sua matrícula e frequência no ensino regular. A jornada de trabalho deve respeitar o contra turno escolar, com remuneração baseada no salário mínimo vigente e proporcional às horas trabalhadas.

Contrato de Estágio

O contrato de estágio não estabelece vínculo empregatício e serve como uma extensão prática dos cursos técnicos e superiores. Regulamentado por um termo de compromisso entre o estagiário e a empresa, deve incluir as atividades a serem desempenhadas e a duração do estágio, que não pode exceder dois anos, salvo exceções para estagiários com deficiência. A jornada de trabalho varia conforme o nível de ensino, desde 4 até 40 horas semanais, conforme especificado pela legislação.

Contratação Temporária

A contratação temporária é ideal para atender demandas específicas e de curta duração, variando de 90 dias a no máximo dois anos. Este tipo de contrato é comum em períodos de alta demanda, como temporadas turísticas ou festividades de fim de ano. O trabalhador temporário é contratado por uma empresa de trabalho temporário para prestar serviço de maneira intermitente, sem vínculo permanente com a empresa contratante.

Trabalho Autônomo

O trabalho autônomo é realizado por profissionais independentes, sem vínculo empregatício. Esses profissionais são contratados para projetos específicos, utilizando suas habilidades técnicas, manuais ou intelectuais. A principal vantagem desse modelo é a flexibilidade na negociação das condições de trabalho, incluindo horários e remuneração, permitindo maior liberdade tanto para o trabalhador quanto para a empresa.

Contrato de Experiência

O contrato de experiência é um tipo de contrato por prazo determinado, com duração de até 90 dias, permitindo que a empresa avalie as competências do candidato e seu alinhamento com a cultura organizacional. Durante esse período, tanto o empregador quanto o colaborador têm a oportunidade de decidir sobre a continuidade da relação de trabalho. Este contrato oferece os mesmos direitos dos contratos regulares, diferenciando-se apenas no tratamento em caso de rescisão durante o período de experiência.

Contrato por Tempo Indeterminado

A modalidade de contrato por tempo indeterminado é a mais comum e representa a contratação plena, sem data prevista para término. Caso o contrato de experiência seja concluído sem uma dispensa por parte do empregador ou desligamento por parte do colaborador, o vínculo empregatício se torna permanente. A rescisão desse contrato pode ocorrer a qualquer momento, desde que haja comunicação de aviso-prévio por uma das partes, proporcionando flexibilidade e segurança tanto para a empresa quanto para o colaborador.

Compreender cada uma dessas etapas e modalidades de admissão é crucial para a construção de um processo de contratação eficiente e alinhado às necessidades da sua organização. Invista tempo no planejamento e execução dessas fases para atrair, selecionar e integrar os melhores talentos, fortalecendo o crescimento e o sucesso do seu negócio.

O Que a Lei Diz Sobre a Admissão?

A legislação trabalhista brasileira define as diretrizes essenciais para o processo de admissão. Segundo a Consolidação das Leis do Trabalho (CLT), as empresas devem atender a uma série de requisitos legais durante a contratação, tais como:

Registro na Carteira de Trabalho: A empresa deve anotar a data de admissão, remuneração e, se houver, condições especiais na CTPS do empregado.
Exames Admissionais: Realização de exames médicos para garantir a aptidão do novo colaborador para a função.
Pagamento de Salário Mínimo ou Piso Salarial: Garantir o cumprimento das remunerações previstas para a categoria profissional.

O artigo 29 da Lei nº 5.452/1970 estabelece que o empregador tem até 5 dias úteis para efetuar essas anotações na CTPS do trabalhador. Além disso, a legislação reconhece formas alternativas de admissão, como acordos verbais e admissão tácita, que caracterizam o vínculo empregatício mesmo sem o registro formal na carteira de trabalho. Neste caso, a empresa pode ser acionada judicialmente pelo empregado.

A Admissão Mudou com a Nova Lei Trabalhista?

A Reforma Trabalhista (Lei nº 13.467/2017) trouxe inovações significativas nas modalidades de contratação:

Trabalho Remoto (Home Office): Agora possui previsão legal e contratual, oferecendo maior flexibilidade para empregadores e empregados.
Regimes de Contratação Flexíveis: Modelos de produtividade, trabalho intermitente e autônomo passaram a ser regulamentados.
Contratos Temporários: O prazo máximo foi estabelecido em 180 dias, com possibilidade de prorrogação por mais 90 dias.

Essas mudanças visam adaptar as relações de trabalho às novas demandas do mercado, proporcionando mais opções tanto para empresas quanto para profissionais.

Quais Documentos São Necessários para a Admissão?

A admissão é uma etapa crucial do Departamento Pessoal e requer a apresentação de diversos documentos para conformidade legal e proteção de ambas as partes. Confira a seguir os principais documentos exigidos:

Documentos Pessoais

Carteira de Identidade (RG)
Cadastro de Pessoa Física (CPF)
Carteira de Trabalho e Previdência Social (CTPS)
Foto 3×4
Título de Eleitor
PIS/PASEP
Comprovante de Residência

Comprovantes Escolares

Diplomas, Certificados e Histórico Escolar: Demonstram a formação acadêmica do candidato.

Certificados Militares

Certificado de Reservista: Necessário para trabalhadores do sexo masculino com menos de 45 anos.

Documentos Específicos

Carteira Nacional de Habilitação (CNH): Para cargos que exigem condução de veículos.
Certidão de Casamento e Nascimento: Se aplicável.
Carteira de Vacinação dos Filhos: Menores de 7 anos.
Comprovante de Frequência Escolar dos Filhos: Maiores de 7 anos.
Atestado de Invalidez: Se necessário.
Carteira Profissional: Para determinadas profissões.

Importante: Nunca solicite informações que possam constranger o colaborador, como exames de HIV, testes de gravidez ou declarações de regularidade junto ao SPC.

O prazo para devolver os documentos admissionais ao colaborador é de 5 dias, e a carteira de trabalho deve ser devolvida em até 48 horas após os registros.

O Que é e Para Que Serve o Exame Admissional?

O exame admissional é uma avaliação médica obrigatória para contratos regidos pela CLT. Seu objetivo é verificar a aptidão física, mental e emocional do novo colaborador para desempenhar suas funções. Este exame está previsto no artigo 168 da CLT e na Norma Regulamentadora nº 7.

Benefícios do Exame Admissional

Para o Colaborador:
- Garante assistência em casos de acidentes.
- Documenta a condição de saúde no momento da admissão.
- Identifica possíveis doenças que possam afetar o desempenho no trabalho.
Para o Empregador:
- Evita multas e ações trabalhistas.
- Identifica a necessidade de condições especiais de trabalho.
- Reduz riscos de acidentes e índices de absenteísmo.

Principais Erros para Evitar no Processo de Admissão

O sucesso da admissão depende da atenção aos detalhes e do cumprimento das etapas legais. Alguns erros comuns que devem ser evitados incluem:

Descumprimento das Leis Trabalhistas: Não seguir a CLT e outras normas.
Esquecimento de Passos Importantes: Como assinatura da carteira de trabalho ou realização do exame admissional.
Descumprimento de Prazos: Não cumprir os prazos legais para registros e devoluções.
Falta de Documentação e Organização: Documentos incompletos ou mal organizados.
Burocracia Excessiva: Processos longos que desmotivam os candidatos.
Descrição Ineficaz da Vaga: Falta de clareza nas responsabilidades e requisitos.
Ignorar o Fit Cultural: Não considerar a compatibilidade do candidato com a cultura da empresa.
Comunicação Deficiente: Falta de feedback aos candidatos.
Contratação Inadequada: Utilizar profissionais PJ para funções que deveriam ser CLT.
Plano de Integração Insuficiente: Não estruturar um onboarding eficaz.

Quais os Malefícios de uma Contratação Errada?

Uma contratação inadequada pode trazer diversos prejuízos para a empresa, como:

Alta Rotatividade (Turnover): Aumento na taxa de demissões e novas contratações.
Baixa Produtividade: Desempenho insatisfatório do colaborador.
Queda nos Resultados: Impacto negativo nos objetivos e metas da empresa.

Qual a Importância de um Processo Admissional Estruturado?

Ter um processo de admissão bem estruturado é fundamental para o sucesso organizacional. Veja alguns benefícios:

Redução de Custos

Um processo organizado reduz gastos com recrutamento e evita multas decorrentes de erros legais.

Melhoria na Qualidade das Contratações

Seleção mais assertiva de candidatos qualificados, alinhados aos valores da empresa.

Maior Agilidade

Preenchimento rápido das vagas, evitando sobrecarga de trabalho e interrupções nas operações.

Diminuição da Rotatividade

Contratações adequadas resultam em menor turnover, economizando tempo e recursos com novos processos seletivos.

Melhoria da Imagem da Empresa

Processos bem estruturados fortalecem a reputação da empresa no mercado, atraindo melhores talentos.

Checklist com Passo a Passo do Processo Admissional

Para garantir que nenhuma etapa seja esquecida, utilize o seguinte checklist:

Definição do Perfil Ideal: Identificar necessidades da empresa e orçamento para a vaga.
Criação da Descrição da Vaga: Incluir responsabilidades, requisitos, benefícios e informações sobre a empresa.
Escolha dos Canais de Divulgação: Selecionar onde publicar as vagas.
Definição dos Critérios de Seleção: Estabelecer etapas e ferramentas do processo seletivo.
Triagem de Currículos: Selecionar candidatos com base nos critérios estabelecidos.
Aplicação de Entrevistas e Testes: Conduzir entrevistas e avaliações práticas.
Seleção dos Candidatos Aprovados: Escolher os melhores perfis.
Feedback aos Participantes: Comunicar resultados para todos os candidatos.
Verificação de Documentos: Conferir a documentação necessária.
Realização de Exames Admissionais: Garantir a aptidão do colaborador.
Assinatura da Carteira e Contrato de Trabalho: Formalizar a contratação.
Inserção de Dados no e-Social: Registrar os dados até o dia anterior ao início das funções.
Criação do Plano de Onboarding: Planejar a integração do novo funcionário.
Aplicação do Plano de Integração: Executar o onboarding para facilitar a adaptação.

Vantagens de um Mapeamento Comportamental no Processo de Admissão

Utilizar um mapeamento comportamental no processo de admissão traz inúmeras vantagens, como:

Gerenciamento Eficiente de Vagas e Candidatos: Organiza o fluxo de recrutamento.
Automação de Tarefas: Otimiza o tempo do RH.
Triagem Baseada em Critérios Selecionados: Filtra candidatos de forma mais precisa.
Agendamento de Entrevistas e Testes Online: Facilita a logística do processo seletivo.
Avaliação Comportamental: Identifica pontos fortes e fracos dos candidatos, alinhando suas habilidades com as necessidades da empresa.

Com um mapeamento comportamental, fica mais fácil prever como os novos colaboradores irão se adaptar e contribuir para a dinâmica da equipe, aumentando a assertividade na seleção e a qualidade das contratações.

Seguir essas diretrizes assegura que o processo de admissão seja eficiente, legalmente conforme e benéfico para todos os envolvidos, promovendo um ambiente de trabalho saudável e produtivo.

Conclusão

O processo de admissão é, sem dúvida, um dos pilares mais cruciais e desafiadores dentro de qualquer organização. Ele demanda não apenas atenção meticulosa, mas também uma estratégia bem definida para garantir a seleção dos melhores talentos disponíveis no mercado.

Selecionar os profissionais certos vai além de preencher vagas; é sobre construir equipes que impulsionem o crescimento e a inovação. Estar à frente exige a implementação de soluções inovadoras no recrutamento e na seleção, assegurando que a empresa atrai e retém indivíduos que realmente fazem a diferença.

Além disso, cumprir rigorosamente as determinações legais é essencial para evitar complicações futuras e manter a integridade da organização. Um processo de admissão bem estruturado não só facilita contratações eficientes, mas também fortalece a reputação da empresa como um empregador de referência.

Nota: Este guia foi elaborado para fornecer informações detalhadas sobre o processo de admissão, visando auxiliar profissionais de RH e DP a otimizar suas práticas e assegurar contratações eficientes e legais.